会议系统快速入门

1 概要

​ CCF会议系统提供面向各类学术会议的高效专业的会议管理服务,其中包括会议报名缴费、论文提交、双盲论文审稿以及邮件管理等服务。为了使您快速了解系统的使用方法,下面对系统使用者的构成和和系统主要功能进行简要的说明。

2 系统帐号的注册与登录

 CCF会议系统使用CCF会员的身份即可登录。如果不是CCF的会员,可以根据链接指示,注册CCF会员。以下为登录会议时的画面。

3 系统使用者的基本构成

​ 专业的学术会议通常会由多种身份的用户组成。CCF会议系统 采用多用户协作的模式,可设立大会主席,组织委员会,程序委员会,审稿人,普通参会者等协同管理。同一个用户可以有多种身份。其中,会议管理者可同时管理多个会议。这些会议可以是 Conference, Workshop, Mini-symposium 等。

3.1 会议管理者

​ 会议的管理者主要由大会主席 (Chair),大会共同主席 (Co-Chair),程序委员会主席 (Program Committee Chair) 和组委会主席 (Local Committee Chair) 组成。下面是这些身份的权限简述:

Chair 是拥有最高权限的用户。Chair通过向系统管理员获取授权码后开通会议。具体会议流程请查阅相应的功能手册。Chair可以任命会议系统中的所有角色,并执行所有任务。

Co-Chair 除了不能开通新的会议以及任命新的 Co-Chair 之外,其他的权限和 Chair 完全相同,也是会议的最高权限用户。

PC Chair 在论文提交和审稿方面有最高 (所有) 权限。每篇论文的最终审稿意见由 PC Chair 决定。PC Chair 可任命 AE,PC-member 和 Referee。

LC Chair 主要是管理会议参会者的注册报道等事务。

3.2 论文审稿者

​ 论文的审稿任务主要由助理编辑 (Associated Editor=AE),程序委员 (Program Committee Member=PC Member) 和审稿人 (Referee) 组成。CCF会议系统 提供学术界标准的论文审稿流程,论文审稿的具体流程请查阅相应的功能手册。下面是这些身份的权限简述:

助理编辑(AE) 对分配到的审稿文章有最高权限,包括安排论文的审稿分配、决定该文章的最终审稿结果。 助理编辑首先应当申请审稿的论文,其申请结果由 Chair 或 PC Chair 决定。每篇文章只能有一个助理编辑。

通常,论文数量不是很多的情形下(200以下), 助理编辑的角色可以省略,由程序委员会主席(PC Chair)直接完成论文审稿分配和决定最终审稿结果。

程序委员(PC Member) 可以进行论文的投标(paper bidding)和审稿(paper reveiw)。一个程序委员可以审多篇文章。同时,一篇文章也可以分配给多个程序委员。

审稿人(Referee)可以对指定的论文进行审稿。 审稿人接受助理编辑(AE)或者程序委员会主席(PC Chair)的邀请,可以审理指定的论文。 审稿人不能对论文进行投标, 也无法参与系统对论文审稿人的自动分配。

注: 上述的程序委员审稿人均可审理论文,在此手册中,二者被通称为“论文审稿者”。

3.3 会议参与者

​ 对于参会者 (Participant) 而言,只要会议开启了论文提交功能,参会者就可以登入账户提交论文。同时,参会者可以参与小讨论会,甚至申请小讨论会。后者需要经批准才可以开展。

4 会议系统基本功能

​ 举办会议时所需的基本功能及其说明文档列举如下。

  1. 报名参会,缴纳费用

链接: 组委会主席单设置注册表单设置缴纳费用选项; 参会者注册报名参会

  1. 提交论文,审稿

链接: 程序委员会主席设置论文提交选项设置审稿选项;参会者提交论文; 论文审稿者(程序委员审稿人)审阅论文。

5 系统附属功能


​ CCF会议系统运行于阿里云的云环境。系统每日会自动备份会议数据,并以多种格式导出,安全可靠。系统的主要功能有自定义表单、邮件中心管理等。

5.1 自定义表单

​ CCF会议系统 提供强大的自定义表单功能。其在默认注册表单的基础上,可以进一步在 Conference 中管理、修改、追加和制定新的表单。具体的使用说明参见相应的功能手册或者查阅会议表单设置文档

5.2 邮件中心管理

​ CCF会议系统 可以自定义邮件模板,并按照模板向注册用户发送邮件。其还能批量的发送邮件到指定的用户群,并可以附带相同或不尽相同的附件。其可以在 Utilities -> E-mail Center 中进行更加详细的设置,具体的使用说明参见相应的功能手册

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