组委会主席(Local Committee Chair)

​ LC Chair 主要管理会议的注册过程。主要权限为设置注册表单、管理参会者与注册表单等。

1.初期设置

​ 点击「Configuration」进入会议配置界面。

1.1 设定注册起止时间

​ 点击「Registration deadline」,设定注册的开启和截止时间。其中,Early-bird registration deadline 可设置提前批的注册截止时间。在「Registration status list」一栏可自定义注册状态列表。

​ 点击「UPDATE」保存信息。

1.2 自定义注册提醒邮件

​ 点击「Registration e-mail template」自定义用户会议注册时收到的提醒邮件。

​ 其中,{{first_name}} 等属于特殊词汇,用户在收到邮件时,它们被系统识别后,会被替换成特定的信息。如 {{first_name}} 会替换成收件人的名字。更多的特殊词汇见右方的列表。您可以运用这些词汇编写邮件。

​ 点击「UPDATE」保存信息。

2.设置注册表单

​ LC Chair 可以设置注册过程的表单,包括默认注册表单、额外的注册表单、报道表单、问卷调查等。

​ 点击「Configuration」进入会议配置界面。

2.1 默认注册表单

​ 默认注册表单分为两类条目:一类为基础条目,一类为自由条目。

基础条目显示在页面的上方,包括 Registration type、Invitation letter、Mailing address、Participant information、Participant gender、Limit of participants。对于基础条目,您可以根据实际需要在右方选中「ON」或「OFF」启动或关闭相应的条目。

下面是一些基础条目的介绍:

点击「Update」后,在页面下方预览表单如下(下表已填上相应信息)。

在预览界面,您可以选中「Load form configuration from existing forms」导入已有的表单。

点击「Insert new item」,自定义添加新的条目。具体过程参见自由表单的设定

需要注意的是,在进行完所有操作后,请点击「Save the form」保存表单,否则刷新或离开页面会导致信息丢失。另外,如果已有用户填写过该表单,请不要改动表单,否则会造成信息错乱。

CCF会议系统 还为您提供了表单导出功能。您可以将表单导出为 json 格式,在其他会议上下载使用。

2.2 其他注册表单

​ 该功能用于设计注册时其他需要用户填写的表单,比如对某项活动的参加报名。点击「Start a new form」开始设计。

​ 在「Basic setting for form page」里,填写表单的基本信息,包括标题、截止日期、表单是否启用、接收信息的邮箱等。

​ 在「Form configuration and preview」一栏里,增添该表单的自由条目。具体步骤可参照自由表单的设定中自定义条目设计的部分。

1.3 Check-in form setting 报道表单

​ 该表单用于记录参会者的登记信息,仅对会议管理员可见,对注册者不可见。在「Status」中可以选择表单的状态,是否开启填写功能。表单自由条目设计的详细步骤参见自由表单的设定

1.4 Questionnaire form 问卷调查

​ 该功能用于设计问卷。CCF会议系统 提供了匿名回答问卷的服务。表单设计的详细步骤参见自由表单的设定

3.注册费用管理

​ 需要参会者缴纳报名费时, 可以在「Payment for registration fee」一栏设定注册时收取的费用。

​ 您可以根据不同的用户注册类型收取不同的注册费用。如果您在设置会议基本参数时开启了会员身份支持的功能,则可对会员身份的用户设置不同的收费。

​ CCF会议系统 提供了开收据的功能。您可以自行定义收据的类型。

​ 在下方的「Bank account information and payment service status」一栏,您可以填写用于收取注册费用的银行账户等信息,管理员会在1-2个工作日内与您联系。

​ 点击「Apply for payment service」提交信息,几日内审核完毕后即可开通收费服务。点击「UPDATE」保存信息。

​ 缴费功能开通后,您可以在操作界面的「Submission」一栏管理缴费。点击「Paymeny list」可以查看参会者的缴费情况。点击「Payment management」管理参会者的缴费状态。

2.管理参会者与表单

​ 在「Submission」一栏,管理注册时所用到的表单。LC Chair 可浏览并修改参会者信息。点击「Participants」进入参会者管理界面。

​ LC Chair 可对参会者信息进行修改。点击「Display」,跳出如图所示的灰色编辑框,可以浏览包括注册类型、注册状态、是否是受邀参会等信息。在下拉菜单里修改信息,点击「GO」保存状态。点击「Remove this participant」移除该参会者。

​ 另外,在「Group by」中,您可依据注册类型、注册状态等分组查看参会者。

4.会议日程制作

​ LC Chair 可以制定会议日程,详情请参见系统共同功能说明文档

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