程序委员会主席(Program Committee Chair)

​ 程序委员会主席 (PC Chair) 在论文提交和审稿方面有最高 (所有) 权限。每篇论文的最终审稿意见由会议主席 (Chair) 或程序委员会主席 (PC Chair) 决定。程序委员会主席 (PC Chair) 可任命助理编辑 (AE)、程序委员 (PC Member) 和审稿人 (Referee)。

​ 本手册主要介绍其五项功能:初始化论文提交过程、设定表单、管理审稿人员、管理审稿与 bidding 以及管理论文。另外,程序委员会主席 (PC Chair) 还拥有制定会议日程、设计会议网站和一些其它的系统通用功能。详见系统共同功能手册

​ 以下是程序委员会主席(PC Chair)的操作界面:

1. 论文提交初始设定

​ 在操作界面点击「Configuration」进入会议配置界面。点击「Paper submission」对论文提交相关参数进行初始化。

1.1 论文提交初始化

​ CCF会议系统提供了两种论文提交的模式:仅提交摘要/提交全文或摘要拓展。

​ 您可以在下方设置或修改摘要提交、全文提交和审稿的截止时间。在「Options」一栏,选择是否允许参会者在需要提交全文时,只提交摘要而不上传论文。您还可以设定只允许注册用户里特定注册类型的用户提交论文。

1.2 小讨论会初始化

​ 在「Mini-symposium」一栏,CCF会议系统 提供了小讨论会服务。小讨论会主要为有相似研究兴趣的人提讨论的场合。您可以选择是否开启该项服务。

​ 在下方设置或修改申请小讨论会截止时间(主席可以同意或拒绝举办该研讨会),以及小讨论会论文提交截止时间。

1.3 自定义会议研究领域

​ 在「Research category list」一栏,您可以自定义会议涉及领域的详细分类,方便论文的管理和审稿任务的分配。您可以在一个大领域前加上「-」符号,下面依次写上其子领域。CCF会议系统 提供了将论文自动分配至相应领域的程序委员(PC Member)的功能(详见审稿流程)。

​ 如果您想使用系统自动分配审稿任务的功能,我们建议您将「Show the category on submission page」开启。参会者可在论文提交时看到如下条目,选择其论文所在的领域。在自动分配审稿任务时,不同领域的论文会分配至相应领域的程序委员 (PC Member)。

​ 点击「UPDATE」保存信息。

2. 设定论文提交表单

​ 在操作界面点击「Configuration」进入会议配置界面。PC Chair 可以设置提交论文基本表单、提交论文额外的表单、审稿表单。提交论文的表单供参会者在提交论文报告时填写。审稿表单供审稿人填写审核意见。

​ 这些表单的设计过程基本类似,具体操作详见自由表单的设定

3. 管理审稿人员

3.1 任命助理编辑(AE)

​ 在操作界面点击「Configuration」进入会议配置界面。点击「Committee chairs」,进入委员任命界面。

​ 点击「Add new user」添加成员。

​ 填写 AE 的各项基本信息。点击「Add new user」任命成员。

3.2 任命PC Member 和 Referee

​ 审稿人员分为程序委员 (PC Member) 和审稿人 (Referee) 两类。点击「Reviewer management」进入审稿人员的管理。

​ 您可以在「Add a new user」处邀请该会议的审稿人员,并注明其状态是否活跃。活跃的 PC Member 会在自动分配审稿任务时参与任务的分配。您可以点击「Confirm」向您邀请的审稿人员发送确认邮件。

3.3 批量导入审稿人员

​ 点击「Tools」中的「Import PC member/referee from a list」,按照格式编写审稿人员列表,批量导入审稿人员。

​ 注意,同一批导入的审稿人员需为同一身份 (PC Member 或 Referee)。且逗号需用英文半角输入法输入,否则会导致错误。

3.4 给审稿人员发送邮件

​ 您可以给您任命/导入的审稿人员发送提醒邮件,邀请他们使用 CCF会议系统 系统。他们以相应的邮箱注册完 CCF会议系统 账户后,会被自动任命为会议的审稿人。点击「Reviewer management」进入审稿人员管理。

​ 点击「Invitation E-mail template」,自定义邀请审稿人员的模板。您可以使用诸如 {{first_name}} 的关键词(详见下方的 key list )来编写模板。邮件发送时,该类关键词会被相应信息替换。设置完邮件模板后,点击「Confirm」即可发送邮件。

​ 您还可以点击「Send E-mail to all members」,给会议各管理人员和参会者发送邮件。详见邮件中心的使用

4. 管理审稿与bidding

4.1 设定审稿和bidding相关参数

​ 在操作界面点击「Configuration」进入会议配置界面。PC Chair 可以设定或修改审稿和 bidding 相关参数。点击「Paper bidding and paper review」进入设定界面。具体的说明参见 论文审稿 中的初期设定部分。

审稿参数设定

bidding参数设定

4.2 分配审稿任务

​ 点击「Review Assignment」,对审稿任务进行分配。在这之前,PC Chair 需提醒提醒 PC Member 提交专业领域,并完成论文的 bidding。

​ 稿件的分配有两种方式,一种是手动分配,一种是自动分配。管理人员分配完任务后,需要执行 Invite 操作邀请审稿人确认审稿。经审稿人确认后,才正式完成任务的分配。其中,管理人员拟邀请的审稿人称作 Candidate (候选审稿人)

4.2.1 手动分配任务

​ 点击「Display panel」,进入任务的手动分配。

「Display panel」分为上下两部分。

​ 有关 Conflict 的说明:如果审稿人同时为文章的作者,系统会自动将此文章标记为 "Conflict" ,审稿人也可手动标记文章为 Conflict 状态。Conflict 的文章一般不分配至该审稿人审核。

4.2.2 自动分配任务

​ 点击「Auto-assignment for all papers」右方的 GO 按钮,自动分配所有已提交的稿件。自动匹配的过程详见审稿流程自动匹配部分。

4.2.3 邀请审稿人确认审稿

​ 分配完任务后,管理人员需邀请审稿人确认审稿。邀请可分为单独邀请和批量邀请。

您也可以点击页面上方的「Send invitation emails now!」,批量邀请当页所有论文的所有候选审稿人。

邀请完毕后,等待审稿人确认。您可以在查看所有论文的审稿任务分配情况。

4.2.4 二次审稿任务

​ 对于审核后需要修改的论文,您可以在审稿参数里设定二次审稿人与原审稿人相同,此时二次审稿任务会自动投递至原审稿人任务列表,无需审稿人确认;也可设重设审稿人,此时二次审稿任务需重新分配。

4.3 查看bidding及审稿的状态

​ 程序委员会主席( PC Chair )可以查看各审稿人 bidding 及审稿的状态。

​ 您有如下两种方式查看:

  1. 在操作界面点击「Configuration」进入会议配置界面 -> 点击「Reviewer management」进入审稿人员管理 -> 点击「Show list of paper bidding and review status」
  1. 在操作界面点击「Review Assignment」进入审稿任务分配 -> 点击最上方一栏的「List of bidding and review assignment status for all papers」查看bidding及审稿状态。

5. 管理论文

5.1 管理小讨论会

​ PC Chair需要对参会者申请的小讨论做审核,决定是否批准等。

​ 点击「Display」管理小讨论会。选择您的审核意见。您有权要求小讨论会做修改,甚至关闭该讨论会。点击「GO」提交。

​ 点击Edit填写小讨论会的审核意见。您的审核意见在审核结果决定后,对作者可见。

5.2 审核论文

​ 对于每一篇会议论文,PC Chair 可参考审稿的意见,决定其最终的审核结果。一般来说,论文的审核结果分为录用、拒绝、需要修改三类。您可以在审核参数里设置论文的审核结果的具体分类。

​ 点击「Paper List」,进入论文的管理界面。

​ 点击论文右方的「Open」,填写该论文最终审核结果和审核意见。

​ 在页面下方您可以浏览该篇论文所有审稿人的审稿报告。

​ 在页面上方,填写审核结果和审核意见表单。您可以将附上审稿人的审稿报告,该报告将匿名对论文作者显示。

​ 点击「Save」保存结果,点击「Confirm」确认并提交。提交后,点击「Edit review report」仍可修改审稿报告。修改完毕后,仍需点击「Confirm」提交。您还可以向该参会者发送提醒邮件。

​ 提交完毕后,返回上一级界面,该篇论文的审核结果刷新即可显示。

​ 对于需要修改的论文,参会者将修改后的论文提交后,系统会生成编号为 "原论文编号+Rn" 的论文,其中 n 是修改的次数。比如,编号为 P000015 的论文,第一次修改后的新生成的论文编号为 P000015R1。您需要对修改后的论文进行二次审核。

5.3 将文章绑定助理编辑

​ 在 AE 申请审稿的论文后,PC Chair 有权决定其申请的结果。

​ 点击「Editor-Paper Binding」设置会议论文的编辑。

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